iFD mTrade – die mobile Lösung für Außendienst und Bestellwesen für den Handel und Großhandel

iFD mTrade ist die mobile Lösung für Außendienst und mobile Bestellung und unterstützt sowohl Außendienstmitarbeiter, Bezirksleiter, Shop- und Sortimentsberater, also auch Kunden bei ihren täglichen Aufgaben mit einer mobile Softwarelösung für diverse Handelsfunktionen wie Besuchsplanung, Aufnahme von Bestellungen vor Ort beim Kunden, Store checks, Produktpräsentationen als auch weiteren individuellen Funktionen direkt für den Kunden der iFD mTrade auf seinem Mobilgerät installiert.

iFD mTrade Außendienstlösung und Bestelllösung

iFD mTrade Außendienstlösung und Bestelllösung

iFD mTrade ist eine rollenbasierte mobile Anwendung, so dass die individuellen Funktionsgruppen in den jeweiligen Rollen auf Basis des Benutzers aktiviert oder deaktiviert werden können, somit kann die Anwendung gleichermaßen mit unterschiedlichen Leistungsmerkmalen intern in der Organisation, als auch direkt beim Kunden eingesetzt werden.

Eine mögliche Funktionsverteilung auf typische Rollen im Handel und Großhandel als Beispiel:

Außendienst Bezirksleiter Shopberater Kunden
  • Bestellaufnahme
  • Produktpräsentation
  • Bestände einsehen
  • Besuchsplanung
  • Besuchsberichte erstellen
  • Aufgaben erstellen
  • Aufgaben lösen
  • weitere …
  • Bestellaufnahme
  • Produktpräsentation
  • Bestände einsehen
  • Besuchsplanung
  • Besuchsberichte verwalten
  • Aufgaben erstellen
  • Aufgaben prüfen
  • weitere …
  • Bestellaufnahme
  • Produktpräsentation
  • Bestände einsehen
  • Besuchsplanung
  • Besuchsberichte
  • Aufgaben lösen
  • Store-Checks ausführen
  • weitere …
  • Bestellaufnahme
  • Artikeldaten einsehen
  • Artikel suchen
  • Preislisten durchsuchen
  • Aktionen anzeigen
  • Regaletiketten bestellen
  • Plakate / Werbematerial anfordern
  • Bestandsbewertung anfragen
  • weitere …
Eine Lösung für alle Außendienst-Funktionen – die rollenbasierte Außendienst und Bestelllösung iFD mTrade

Komponenten von iFD mTrade

iFD mTrade besteht aus zwei maßgeblichen Komponenten und kann mit verschiedenen Funktionsmodulen ausgestattet werden. Über die moderne Architektur mit Webservices ist auch eine präzise und schnelle Anpassung an andere oder eigenen Warenwirtschaftssysteme möglich.

iFD mTrade besteht aus drei maßgeblichen Komponenten, die Administrationskomponente wird zentral installiert und erfüllt Aufgaben wie Konfiguration und Einstellungen der Mobilgeräte als auch Steuerungsfunktionen.

Die zweite Komponente wird auf den mobilen Geräten installiert und richtet seinen Funktionsumfang nach dem am Benutzer eingestellten Rollen.

Die dritte Komponente ist die Kommunikationskomponente iFD mConnect, welche die Kommunikation mit dem dahinter liegenden ERP-System koordiniert und steuert.

mTrade Desktop – Zentrale Verwaltung

Dieses Modul ist eine webbasierte Applikation zur stationären Datenpflege, Steuerung und Administration der mobilen Geräte.

Es unterstützt folgende Funktionen:

  • Verwaltung der mobilen Geräte und ihrer Benutzer.
  • Steuerung des Datenaustausches mit dem ERP System.
  • Servicefunktionen wie: automatische Installation und Aktualisierung der mobilen Applikation, Download der Arbeitsprotokolle, Wartung der Datenbank u.a.
  • Stammdatenverwaltung der Handelsapplikation: Kunden, Artikel, Preise und Preisstaffeln, Verkäufer, Fahrzeuge u. a. Diese Daten können entweder vollständig im mTrade Desktop verwaltet oder durch den Modul mTrade Connect vom ERP System übernommen werden.
  • Statusverfolgung aller mobilen Geräte und der mit ihnen durchgeführten Tätigkeiten. Bei Geräten, die mit GSM/GPRS Kommunikation ausgerüstet sind, erfolgt dies in Echtzeit, ansonsten nach der Rückkehr ins Zentrallager.
  • Beladen von Fahrzeugen mit Ware zum mobilen Verkauf. Die geladenen Mengen werden in dem Fahrzeug “gelagert”.
  • Entladen der Restmengen aus den Fahrzeugen.
  • Inventur der in den Fahrzeugen befindlichen Mengen.
  • Ausgabe von Verkaufsstatistiken.
mobile Bestellung mit iFD mTrade in Store

store checks mit iFD mTrade

Modul mTrade Mobile

Dieses Modul ist eine Applikation, die auf unterschiedlichen mobilen Geräten installiert werden kann.

Wie in der Übersicht weiter oben abgebildet kann iFD mTrade verschiedene Benutzerrollen und Aufgabenstellung abbilden. Abhängig von der beim Benutzer definierten Rolle werden unterschiedliche Funktionen in der mobilen Anwendung zur Auswahl angeboten.

Die rollenbasierende Ausrichtung erlaubt die Nutzung von iFD mTrade für verschiedene Benutzergruppen vom Kunden, über den Außendienst bis hin zu Shopberatern.

Häufig angewendete Funktionen in den Rollen sind beispielsweise:

Mobiler Aussendienst

Häufige Funktionen im mobilen Außendienst sind beispielsweise:

  • Bestellaufnahme
  • Artikel suchen, präsentieren und Detaildaten
  • Preise und Preislisten einsehen
  • Aktuelle Werbeartikel präsentieren
  • Artikeldetails anzeigen und Bestände ermitteln
  • Alternativartikel vorschlagen
  • Kundenbesuche planen
  • Besuchsberichte erfassen und melden
  • Store-Checks durchführen und zurückmelden
  • Aufgabe erfassen und delegieren

Konsequente und aktuelle Daten ermöglichen einerseits Kundenfragen sofort zu beantworten und anderseits Bestellungen sofort am Point-Of-Sales aufzunehmen und vollautomatisch an das zentrale System zu übermitteln.

Mobiler Verkauf
iFD mTrade Windows App

iFD mTrade Windows App

Bestellaufnahme direkt am Kunden

Die Bestellaufnahme direkt am Kunden steht in den Außendiensttätigkeiten oft an erster Stelle, aber auch die Planung und Berichterstattung von Besuchen zählt sonst zu den arbeitsaufwendigen und personalkostenintensiven Tätigkeiten.

iFD mTrade vereinfacht diese Abläufe spürbar und reduziert durch seinen hohen Grad der resultierenden Automatisierung die einzusetzenden Personalkosten in den Prozessen.

Ordersätze für verschiedene Preisklassen und Kunden werden vom ERP-System auf iFD mTrade automatisch übertragen. Hierbei sind auch mehrere Kundennummern pro Gerät möglich, so dass ein Gerät für verschiedene Standorte des Kunden angewendet werden kann. Durch Änderung der angemeldeten Kundennummer kann der Kunde sein Gerät auf den jeweils aktuellen Standort einstellen und für diesen Standort seine Aktivitäten ausführen.

Dieses interessante Feature ist auch in anderen Rolle verfügbar und erlaubt so dem Shop- oder Kundenberater auch direkt die Bestellungen für einen Kunden vor Ort aufzunehmen, ohne das dieser selber tätig werden muss. Der Außendienstmitarbeiter wählt hierzu lediglich die Kundennummer für welche die Bestellung erfasst werden soll.

Neben der traditionellen Methode der Erfassung der zu bestellenden Artikel ist natürlich auch das Scannen aus dem Ordersatz, das Suchen nach Artikel in den Ordersätzen oder Werbe-Ordersätzen, als auch das direkte Scannen am Regal per EAN/UPC oder Artikelnummer möglich.

Nach Erfassung der Bestellung kann diese direkt an das zentrale System übermittelt werden. Durchläuft die Bestellung zentralseitig die Prüfungen fehlerfrei kann diese augenblicklich verarbeitet und ans Lager weitergeleitet werden, ohne dass weiterer manueller Aufwand entsteht. Durch diesen optimalen und automatisierten Ablauf werden zum Einen der Personaleinsatz reduziert und die Bearbeitungsgeschwindigkeit deutlich erhöht im Vergleich zu manuellen Abläufen.

Durch weitergehende Automatisierung mit unserer ERP-Add-On-Lösung iFD navRetail kann beispielweise auch im Bereich der Lieferankündigung / Lieferscheinversand, Kundeninformation und Rechnungslegung Aufwand minimiert und Zeiten eingespart werden in dem die Ergebnisse der Lagerprozesse wiederum die darauf folgenden Abläufe weitestgehend automatisiert einleiten und damit den manuellen Anteil am Prozessablauf weiter reduzieren.

Produkte präsentieren und Detailfragen beantworten

Ebenfalls eine wichtige Aufgabe im Außendienstbereich ist die Vorstellung neuer Produkte und Leistungen, als auch den Kunden über Entwicklungen im Sortiment auf dem Laufenden zu halten, eventuell sogar Alternativartikel zu empfehlen für Auslaufartikel oder aktuell nicht lieferbare Artikel – verkaufsförderliche Aufgaben, die sich letztendlich auch auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

Kunden wünschen heute mehr Informationen und Daten zu potenziell interessanten Produkten, abhängig vom jeweiligen Geschäfts- und Sortimentsbereich.

Dieses stellt Außendienstler zunehmend vor die Aufgabe den Kenntnisstand über ein wachsendes Sortiment konstant auffrischen zu müssen.

Mit iFD mTrade sind diese Informationen direkt am Point-Of-Sale verfügbar, so dass der Außendienstmitarbeiter produktbezogene Fragen direkt beantworten kann oder hinterlegte Artikelbilder sofort präsentieren kann.

Weitergehende Artikelklassifizierung

Über das Zusatzmodul “Dynamische Artikeldaten”, einer optionalen Daten- und Funktionserweiterung für iFD navRetail und iFD mTrade geht die Mobillösung sogar noch einen Schritt weiter.

Das Zusatzmodul erlaubt die zentralseitige Einstellungen von warengruppenbezogenen Kriterien des Artikels für verschiedene Warenbereiche, so dass Artikel mit dynamischen Daten zentralseitig definiert werden können. Dieses reduziert den Anteil der Außendienstinformationen und Schulungen und erlaubt so die Nutzung von einmal zentral eingestellten Charakteristika durch den gesamten Außendienst.

Somit sind auch Fragen nach dem Bestand oder Verfügbarkeit von Weinen aus einer speziellen Region, die aber BIO zertifiziert sein sollen, oder aber Artikel einer Warengruppe die glutenfrei, vegan oder vegetarisch sein sollen, problemlos, schnell und verkaufsförderlich zu beantworten. Die Einstellung der Kriterien wird zentralseitig definiert und eingepflegt.

Besuchsplanung und -berichte

Eine korrekte und effiziente Besuchsplanung ist für Außendienstmitarbeiter, aber auch für die Unternehmen selber eine wichtige Aufgabe und kann den Vertriebserfolg signifikant beeinflussen.

Basierend auf verschiedenen zentralseitig definierten Kriterien wie Zuständigkeit, Vertriebsregion, Kundenklassifizierung (exemplarisch typische ABC-Klassifizierung o.ä.), gewünschte Besuchshäufigkeit, Potenzial- oder Sortimentsdaten, Bestellverhalten oder individuell zu definierten Kriterien, erlaubt die iFD mTrade Besuchsplanung die Erstellung von Besuchsvorschläge für den jeweiligen Außendienstmitarbeiter.

Natürlich können auch Kunden in diese Vorschlagsliste hinzugefügt, aus der Liste entfernt oder in der Reihenfolge geändert werden, welche durch die integrierte Tourenoptimierung berechnet wurde.

Die Kriterien nach denen Besuchspläne und -vorschlagslisten durch iFD mTrade erstellt werden, sind oft kundenindividuell und werden daher auf die jeweiligen Kriterien und Zielsetzung in der Installation angepasst (customizing).

Durch den Tourenplan hat der Außendienstmitarbeiter eine genaue Übersicht über seine tägliche Route. Trifft er bei einem Kunden ein, so teilt er dieses dem System über ein einfaches Anklicken des Buttons “Besuchsbeginn” mit.

Nunmehr können die Aufgaben durchgeführt und idealerweise in diesem Zuge auch die Ergebnisse direkt im Besuchsbericht nach der vorab zentralseitig definierten Form und Umfang eingetragen werden. Bestellungen können aufgenommen und Produkte präsentiert werden.

Im Falle, dass vor Ort ein Store-Check durchgeführt werden soll, meldet iFD mTrade das diese Aufgabe ebenfalls abgearbeitet werden muss.

Nach Beendigung des Besuchs meldet der Außendienstmitarbeiter dieses über die Betätigung des Schalters “Besuch beendet”. Die Option der proaktiven Meldung des Standorts des Mobilfunkgeräts (erfordert GPS-Empfänger im Mobilgerät) kann zentralseitig ein- oder ausgeschaltet werden. Diese Option erlaubt ein Tracing und kann, sofern zulässig und eingeschaltet, zentralseitig dargestellt werden.

Sobald das Mobilgerät des Außendienstmitarbeiters erkennt, dass eine Mobilfunk- oder ähnliche Datenverbindung verfügbar ist, überträgt dieses die Daten automatisch an das zentrale System.

Store Checks

Store-Checks sind eine wichtige Funktion für Zentralen und Bezirksleiter zu verifizieren ob zentral festgelegte Kriterien lokal am Point-Of-Sale entsprechend umgesetzt sind.

Diese Kriterien können verschiedenen Umfang und Inhalt aufweisen, teilweise sogar auf der Rolle des Außendienstmitarbeiters oder Shopberaters beruhen, weil eventuell unterschiedliche Teilbereiche (Warenbereiche) verantwortet werden und damit unterschiedliche Tätigkeiten im jeweiligen Store-Checks zu erfüllen sind.

iFD mTrade kann verschiedene Store-Checks mit unterschiedlichen Tätigkeiten und Aufgabenstellungen verwalten und anhand der Benutzerrolle für Gruppen und Kunden (Verkaufsstellen), und individuelle Zusätze für einzelne Kunden (Verkaufsstellen) erstellen und verwalten. Somit ist es auch möglich spezielle Aufgabenstellung nur für einen Kunden (Verkaufsstelle) zu definieren.

Die hinterlegten Aufgabenstellungen im Store-Check können unterschiedlicher Natur sein und sich zum Beispiel auf Sortimentsplatzierung, Sortimentsvollständigkeit, Werbeplatzierung, Preisauszeichnung oder technische Komponenten beziehen.

Ist das Modul “Store-Check” aktiv und in der Rolle des Anwenders freigeschaltet, meldet iFD mTrade zu Beginn eines Besuchs, dass ein Store-Check ausgeführt werden soll.

Eine beispielhafte Store-Check-Liste wäre:

  • Geben Sie das Geburtstagsgeschenk für den Marktbesitzer ab
  • Bitte neue Produkte präsentieren und jeweils ein Muster abgeben
  • Bitte unser Regal auf Fehlartikel prüfen
  • Bitte Fehlartikel nachbestellen und auf alle Artikel auf Mindestbestand nachbestellen
  • Bitte Preisauszeichnung am Regal prüfen – Preise aktuell? Alle Etiketten vorhanden?
  • Werbematerial (Poster) am Eingang und am Regal in Laufrichtung, richtige Höhe? (siehe Bild)
  • usw

Der Mitarbeiter geht die Store-Check-Liste Punkt für Punkt durch, wobei jede Position einzeln mit Optionen z.B,. “Ja/Nein” und einem Kommentar versehen werden kann. Zur Dokumentation können mit der ggf. im Mobilgerät integrierten Kamera ad hoc Bilder gemacht und der Position sehr einfach zugeordnet werden, so dass auch visuelle Dokumentation möglich ist.

Diese Funktionen automatisieren und vereinfachen die Aufgabe der Store-Checks signifikant und führen neben deutlich Senkung des Personalaufwands in Vor- und Nachbearbeitung zur Erhöhung der Informationsqualität und Reaktionsgeschwindigkeit über verschiedene zentrale Abteilungen hinweg.

Die Ergebnisse der jeweiligen Store-Checks werden nach Freigabe direkt an das zentrale ERP-System übermittelt, wo die Resultate folgend analysiert und ausgewertet werden können und so in Entscheidungsprozesse zeitnah und qualitativ einfließen können.

Aufgaben erstellen und zuweisen

Die Praxis hat gezeigt, dass während Store-Checks oft Aufgaben für andere Abteilungen oder Mitarbeiter in den Märkten / Verkaufsstellen entstehen können, die folgend dem Store-Check erledigt werden sollten.

Das optionale Produkt iFD Ticketsystem ermöglicht eine Problemaufnahme und -bearbeitung, auch in hierarchischen Strukturen mit unterschiedlichen Rollen und Rechtestrukturen.

iFD mTrade verfügt über eine integrierte Schnittstelle zum iFD Ticketsystem um sofort während eine Store-Checks Aufgaben und Probleme für unterschiedliche Verantwortliche in der Unternehmensstruktur zu erfassen und weiterzuleiten. Über die “automatische Wiedervorlage” dieser Aufgaben während eines folgenden Store-Checks wird die finale Prüfung der Abarbeitung dieser vorab verteilen Aufgaben vom zuständigen Außendienstmitarbeiter geprüft und im Falle der Notwendigkeit auf eskaliert.

Bestandsbewertung / Inventur

Dieses Modul wurde für kleiner Märkte entwickelt um eine Bestandsbewertung der Waren vor Ort im Laden vornehmen zu können. Ist das Modul für die Rolle aktiviert kann der Kunde oder Mitarbeiter den Warenbestand erfassen, am Regal oder Ordersatz scannen, die Mengen aufnehmen und schließlich den gesamten Vorgang an das zentrale System direkt übermitteln.

Das zentrale System empfängt die Artikelliste und bewertet diese nach Einkaufs- oder Verkaufswert. Die Ergebnisse der Bewertung werden dem Kunden / Außendienstmitarbeiter per Email oder seinem Kundenportal (sofern vorhanden) bereitgestellt. Verschiedene Ausgabeformate stehen hierbei zur Auswahl, wie zum Beispiel Adobe™ PDF Dateien, Excel™ oder CSV-Dateien.

Dieses Modul wird zumeist in der Rolle “Kunden” für kleinere Verkaufsstellen wie Convenience Stores oder Tankstellen genutzt.

Preisauszeichnung und Werbematerial

In den meisten Geschäften im Handel und Großhandel werden verschiedene Materialien zur Preisauszeichnung und zur Bewerbung von Produkten verwendet.

Beispiele für Regalauszeichnung und Werbematerialien:

  • Regaletiketten verschiedener Ausprägung und Größen
  • Regalstopper
  • Plakate mit einheitlichem Corporate Identity
  • Aufsteller oder Deckenhänger
  • weitere

Regaletiketten

Regaletiketten werden oft lokal gedruckt und direkt am Regal angebracht.

Bestehen die Möglichkeiten des lokalen Erstellens in kleineren Märkten nicht, so kann die Funktion in iFD mTrade zur Aufnahme von Regaletiketten- und Werbemittelbestellungen lizensiert und genutzt werden. Hierbei werden vor Ort die notwendigen Produkte und gewünschte Verkaufspreise erfasst oder gescannt und an das zentrale System übermittelt.

Je nach Konfiguration und Installation werden die zentralseitig erzeugten Regaletiketten (mit und ohne kundenspezifische Logos) entweder zentral durch ein Druckzentrum gedruckt und versendet, oder aber per Email als Adobe™ PDF-Datei an den Kunden gesendet, so dass diese die Etiketten vor Ort beispielsweise auf perforiertem Standard-DIN A4-Papier ausdrucken und ausbringen kann.

Regalstopper und Plakate

Regalstopper, Plakate und sonstige Werbemittel sind wichtige Materialien um Produkte zu bewerben und die Aufmerksamkeit des Kunden zu erlangen.

Gerade in Handelsketten und im Franchise-Bereich wünschen Unternehmen, dass diese Werbematerialien der generell definierten Werbekommunikation in Hinsicht von Aussehen, Farben, Elementen und Formaten entsprechen. Oft ist es ratsam individuelle Werbeentscheidungen direkt vor Ort am Point-Of-Sale anhand verschiedener Kriterien zu treffen. Lokale Aktionen können so ideal ausgestaltet werden. Zweitplatzierungen erhalten so das richtige Preisschildgröße, Artikel im Regal die passende Aussage wie z.B. „aus der Region“, neu im Sortiment, „aus unserer Werbung“, etc. Darüber hinaus können klassische POS-Werbemittel um bewegte Angebote und multimediale Informationen über Flachbildschirme oder andere Digital Signage optimal ergänzt werden.

iFD mTrade bietet eine optionale Funktion um genau diese Aufgabe am Regal zu ermöglichen. Artikel oder Leistungen die beworben werden sollen, können direkt am Regal vor Ort gescannt werden und Kriterien wie Format des Werbemittels und Preis eingestellt und gesendet werden.

Diese Funktion stellt eine Schnittstelle zur bekannten Werbekommunikationslösung PRESTIGEenterprise der Online Software AG dar, welche ein breites Leistungsspektrum um alle Aufgaben der Werbekommunikation am POS beinhaltet. Vom Plakatdruck bis zur Anzeige von Werbebotschaften auf Waagen und Bildschirm- und Kiosksystemen können Materialien und Inhalte anhand von Vorlagen bequem definiert und mit variablen Daten gefüllt werden.

Über das PRESTIGEenterprise Zusatzmodul “PrintShop”, lassen sich zudem externe oder interne Druckzentren zur Erstellung des Werbematerials auch in größeren Formaten, die weder zentral noch im Markt gedruckt werden können, einbinden und runden so den Gesamtprozess vom Regal bis zur Verkaufsförderung optimal ab.

Zusatzmodul Direktverkauf – Ab LKW Verkauf

Das optionale Zusatzmodul Mobile Shop unterstützt Direktverkäufe beim Kunden mit Fakturierung vor Ort. Nach dem Beladen des Fahrzeugs im Zentrallager werden seine Lagerbestände auf das Gerät geladen. Der Verkaufsfahrer verkauft die vom Kunden verlangten Mengen direkt vor Ort und stellt nach Bedarf Lieferbelege und/oder Rechnungen aus.

Die Auswahl der Artikel erfolgt über einen Barcode Scanner und der Erhalt der Ware wird mit der Unterschrift des Kunden auf dem Touchscreen bestätigt. Während der Fahrt verfügt der Fahrer jederzeit über detaillierte Bestandsinformationen seines Fahrzeugs.

Die erfassten Verkäufe werden entweder online (GSM/GPRS) oder offline (nach Rückkehr des Fahrers ins Zentrallager) an das Zentralsystem übergeben.

mTrade Außendienst

Schnittstellenmodul mTrade Connect

Bei Bedarf einer Integration des Systems mTrade in ein ERP System wird dies mit dem Schnittstellenmodul iFD mConnect, der eine flexible Einstellung der Austauschformate ermöglicht, realisiert.

 

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