Microsoft Dynamics CRM bei ONLINE Software AG

Die Online Software AG ist ein mittelständisches Softwarehaus mit Sitz in Weinheim, Deutschland. Mit rund 50 Mitarbeitern in Entwicklung, Qualitätssicherung, Kundenservice, Vertrieb und Administration werden seit über 20 Jahren Softwarelösungen für Handel und Visual Merchandising entwickelt und vermarktet.

Bereits im Jahre 1997 entschied sich die Online Software zur Einführung von Microsoft Dynamics CRM und integrierte dieses maßgeblich in die Pflege von Kundendaten.

In den letzten Jahren ist das Unternehmen maßgeblich gewachsen und somit war eine Aktualisierung und Funktionserweiterung des bestehenden Customer Relationship Management Systems ein wichtiger Schritt.

Ausgehend von einer Bestandsaufnahme der aktuellen Betriebsabläufe und der darauf angepassten Datenstrukturen wurde in Abteilungs- und Projektmeetings das erwartete neue Funktionsmodell und dessen Abläufe erarbeitet und so zur Basis des Projekts.

Eine der essentiellen Kernfunktionen war die Abbildung einer Kundenservice-Funktion, die als Add-On-Funktion den Dialog mit dem Kunden bisher unterstützt hatte. Diese Funktionen sollte zum Einen funktional übernommen, und zum Anderen zusätzlich in ihrem Leistungsumfang optimiert werden.

Besonderes Augenmerk wurden auf die Abbildung der neu zu erstellenden Lizenzverwaltung und –historie gelegt. Die Automatisierung der Lizenznummernvergabe und Erstellung der entsprechenden Funktionen wurde durch Workflows und Dialoge umgesetzt. Durch Nutzung der CRM-eigenen Importfunktionen können nun ganze Lizenzserien sehr einfach importiert und verwaltet werden.

Die Datenbestände wurden migriert, wobei hier insbesondere die stark ausgeprägte Hierarchieabbildung im Handel berücksichtigt werden musste.

Durch Integration der Microsoft CRM für Outlook App wurde die Verzahnung der Korrespondenz mit Firmen und Kontakten in Hinsicht des Email-Verkehrs realisiert, was das Ziel der Übersicht der Email-Kommunikation im Team realisierte.

Die Basis für die weitergehende Unterstützung der Prozesse, insbesondere auch der Angebots- und Auftragsabläufe, sowie Vertrags- und Servicewesen, war die Synchronisation des Artikelstamms mit dem Buchhaltungssystem.

Die Integration des Artikelstamms und Preislisten war so die Basis für die Erstellung entsprechender Microsoft Office-Vorlagen, welche direkt aus Kunden, Kontakt oder Interessent zur Abbildung und Versand der Angebote- und Auftragsbestätigungen dienen.

Bisher als Daten am Kunden oder Kontakt gespeicherten Marketingdaten werden nunmehr aus den Stammdaten entfernt und als Marketinglisten konvertiert, so dass diese die Basis für die angestrebten Vereinfachungen und Abläufe bei der Erstellung von kundenindividuellen Anschreiben und Newslettern für verschiedene Kundengruppen nach Clustern sind.

Auf Basis der sehr positiven Resumées wurde nunmehr im Januar 2016 entschieden im März dieses Jahres auf die neue Microsoft Dynamics CRM 2016 Version upzudaten, um auch die Funktion „Globale Suche“ und weitere neue Funktionen der 2016-Version zu nutzen.

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Bildmaterial (C) Online Software AG

„Mit Microsoft Dynamics CRM unterstützen wir nunmehr unsere maßgeblichen Abläufe in Kundenservice und Vertrieb um unsere Kunden optimal und effizient sowohl im Service als auch im Vertrieb mit Informationen und Leistungen zu versorgen … “

Marco Hymon, Projektleiter Microsoft CRM 2016 , Online Software AG


Weitere Informationen auf der Seite: http://www.online-software-ag.de

Marco Hymon, Online Software AG

Weitergehende Informationen

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